COMMENT RATER À COUP SÛR
SON EXTERNALISATION DE PAIE ?
Dans la vie d’une entreprise passer le cap de l’externalisation de la gestion de paie s’avère être une étape délicate avec des enjeux importants liés à la sécurité des données, au respect de la conformité réglementaire, au processus et à la qualité de la paie. Le passage du relais doit se faire dans les meilleures conditions, voici les 3 idées reçues à sortir de votre esprit pour réussir parfaitement votre externalisation de la paie.
PREMIÈRE ERREUR : SUPPRIMER UN POSTE EN INTERNE
On peut penser qu’envisager l’externalisation de la paie c’est mettre en danger la personne qui s’en occupait jusque-là. Détrompez-vous, l’externalisation de la paie par une société experte ne remplace pas votre salarié en charge des missions paie et sociale, elle vient simplement le libérer des contraintes de cette tâche complexe, pour laquelle il n’est souvent pas assez formé et/ou informé. Il faut, au contraire, y voir là une occasion de repenser le poste du salarié afin de lui attribuer des missions à plus fortes valeurs ajoutées telles que la gestion des ressources humaines.
La personne qui jusque-là passait beaucoup – trop – de temps à réaliser des bulletins de paie, peut désormais se concentrer sur ses autres responsabilités tout en gardant un œil sur la gestion de paie car c’est elle qui conservera le lien avec la société d’externalisation de paie. Votre salarié peut simplement dire au revoir à l’édition, l’impression et la répartition des bulletins de salaire.
SECONDE ERREUR : S'ENTÊTER À RECRUTER
Le besoin de recruter un gestionnaire de paie se fait ressentir mais le manque de budget bloque la situation ? En effet, les profils de gestionnaires de paie à l’écoute de nouvelles opportunités se font rares comme le merle blanc. L’externalisation pourrait bien être la réponse pour mêler expertises et économies. En effet, avec une société de solutions de gestion de paie, vous vous assurez des bulletins conformes, respectant la législation et les spécificités de votre convention collective avec un budget maîtrisé.
TROISIÈME ERREUR : NÉGLIGER UN ACCOMPAGNEMENT PERSONNALISÉ
Vous avez des questions ?
Déléguer la gestion de la paie et du social : oui, mais pas à n’importe qui ! Votre interlocuteur paie, doit savoir vous tenir informé des évolutions qui vous concernent. Le droit social fait constamment l’objet de nouvelles réglementations et de nouveaux ajustements, c’est un droit mouvant en perpétuel évolution. Selon le Global Payroll Complexity Index 2021 la France fait partie des 3 pays – avec l’Italie et l’Espagne – où la gestion de la paie est la plus complexe. Mise à jour des CCN, charges sociales, divers taux… Pour le Chef d’entreprise ou la personne en charge de la gestion de la paie il semble compliqué de se tenir informé de toutes ces évolutions et de savoir comment gérer ces informations tout en gérant la multitude d’autres missions que peut absorber leur fiche de poste.
Dans le cadre d’une externalisation de la paie, votre expert, doit être en mesure de vous accompagner, vous conseiller et vous informer de tous les changements liés à votre convention collective et aux décisions de l’État qui peuvent concerner vos salariés – aides exceptionnelles, chômage partiel…
Votre interlocuteur doit également être en mesure de vous accompagner dans la création de vos contrats de travail ou encore vous conseiller sur les diverses ruptures de contrat de travail. La vie du salarié, de son entrée dans vos murs, à la fin de la relation de travail ne doit avoir aucun secret pour la personne en charge de votre dossier.
QUATRIÈME ERREUR : PLACER LA SÉCURITÉ ET LA CONFORMITÉ APRÈS LE PRIX
Confier la gestion de la paie et du social à un prestataire extérieur à votre entreprise peut faire peur, on vous comprend ! Les données sont confidentielles et très sensibles, ça mérite un temps de réflexion avant de donner accès à vos informations à un tiers. Soyez serein, la protection des données est primordiale pour une société d’externalisation de la paie, elle se doit de disposer de tous les outils et ressources nécessaires à la confidentialité de vos données. On peut même y voir là une sécurité supplémentaire si vous optez pour la mise en place de coffre-fort numérique.
Les conséquences de bulletins de salaire erronés peuvent être importantes aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise. On l’a vu le droit social est un droit mouvant et complexe, les erreurs involontaires sont très vite arrivées. Des non-conformités sociales et légales dans la gestion de paie de vos salariés peuvent engendrer des écarts d’indemnisation, des redressements à la suite de contrôles URSSAF et mener à des contentieux au tribunal des prud’hommes. Des erreurs sur les bulletins de paie de vos salariés pourraient alors vous coûter bien plus que les tarifs d’un prestataire extérieur. Les cabinets d’externalisation de la paie sont qualifiés et font preuve d’une grande rigueur dans l’élaboration et la vérification des bulletins de paie. Grâce aux experts réalisant une veille juridique continue, vous vous assurez d’un accompagnement fiable et des bulletins de paie conformes.
S’offrir la sérénité en plus de la sécurité et de la fiabilité : ça n’a pas de prix !
Vous avez maintenant la liste des erreurs à ne pas faire pour réussir le passage du flambeau à votre société de gestion de la paie. Pour réussir votre externalisation, le secret c’est de travailler main dans la main avec votre partenaire de paie. Vous avez besoin de votre expert autant qu’il a besoin de vous pour bien effectuer son travail et vous accompagner dans des conditions optimales. C’est ensemble que vous devez fixer les objectifs et les besoins de ce partenariat – conseils d’experts, diminution des coûts, organisation… – un audit de paie peut également être la première étape d’une bonne mise en place de la relation de travail, votre interlocuteur sera alors plus à même de vous apporter le bon conseil au bon moment.
