Pour garantir la sécurité et la conformité juridique, le prestataire de coffre-fort numérique doit répondre à des normes précises. En voici les principales :

⁃ la norme NF Z42-020 vérifie que l’offre de coffre-fort numérique répond aux fonctionnalités attendues et en particulier la garantie de l’intégrité des documents dans le temps ;

– la certification ISO 27001 assure que la société proposant le coffre-fort numérique dispose d’un système fiable de management de la sécurité des informations et protège chaque utilisateur contre la perte, le vol, l’altération, l’intrusion sur les données confiées. Et qu’elle a mis en place des processus de maintien de l’activité en cas de sinistre ;

⁃ la norme NF Z42-026 contrôle et valide les conditions de numérisation d’un document afin d’assurer l’équivalence entre un document papier et numérique.

⁃ la norme NF 42-025 définit et valide le respect du processus proposé par un coffre-fort en matière de gestion des bulletins de paie ;

⁃ la certification AFNOR NF 203 vérifie la conformité à la nome NFZ42-020. Elle permet de vérifier que les spécifiés fonctionnelles du coffre-fort numérique garantissent l’intégrité des données numériques.

⁃ la norme eIDAS indique que le coffre applique un système d’identification électronique interopérable entre différents systèmes permettant de développer la confiance dans les documents numériques traités ;

⁃ l’agrément SIAF atteste que la société proposant un coffre-fort électronique est habilitée à la conservation d’archives publiques.