Déclaration préalable à l'embauche : tout ce qu'il faut savoir
PAY&Co – Décembre 2024
La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) est une formalité administrative obligatoire pour toute entreprise avant l’intégration d’un nouveau salarié. En signalant l’embauche aux organismes comme l’URSSAF ou la MSA, elle garantit la couverture sociale du salarié dès son premier jour de travail, tout en assurant à l’employeur de respecter la législation du travail et d’éviter les sanctions pour travail dissimulé.
SOMMAIRE
- PARTIE 1 : QU’EST-CE QUE LA DPAE ET POURQUOI EST-ELLE ESSENTIELLE ?
- PARTIE 2 : COMMENT RÉALISER UNE DPAE FACILEMENT ?
- PARTIE 3 : QUELLES INFORMATIONS SONT INDISPENSABLES POUR UNE DPAE RÉUSSIE ?
- PARTIE 4 : QUELLES SONT LES SANCTIONS EN CAS DE NON-RESPECT DE LA DPAE ?
- PARTIE 5 : COMMENT PAY&CO VOUS AIDE À GÉRER VOS DPAE ?
Pourquoi la Déclaration Préalable À l'Embauche est-elle essentielle ?
La DPAE est un passage obligé pour tous les employeurs, garantissant que chaque salarié bénéficie de ses droits sociaux dès le premier jour. En remplissant la DPAE dans les délais impartis (au moins 8 jours avant l’embauche), vous :
- Protégez votre salarié avec une couverture sociale complète, y compris en cas d’accident de travail.
- Profitez de réductions de charges sociales disponibles pour certains types d’embauches.
- Évitez les sanctions sévères liées à la dissimulation d’emploi.
Comment déclarer une DPAE rapidement ?
La déclaration DPAE se fait directement en ligne via des plateformes telles que le site de l’URSSAF ou net-entreprises.fr. Les entreprises réalisant plus de 50 déclarations annuelles doivent obligatoirement les soumettre par voie électronique. En une seule déclaration, vous accomplissez les démarches suivantes :
- Immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale, lors de l’embauche du premier salarié.
- Immatriculation du salarié embauché à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM).
- Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage (Pôle emploi).
- Demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail.
- Demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’embauche (service de santé au travail).
- Pré-établissement de la liste des salariés embauchés (Déclaration Annuelle des Données Sociales).
Après réception de la demande, l’URSSAF envoie à l’employeur un accusé de réception dont un volet détachable est remis au salarié dès réception.
Quelles sont les informations obligatoires à fournir dans une DPAE ?
Une DPAE complète doit inclure :
- Identité de l’employeur : nom, adresse, code APE, SIRET, et service de santé au travail rattaché.
- Identité du salarié : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale.
- Date et heure d’embauche.
- Nature et durée du contrat (CDI, CDD avec mention de la période d’essai et durée si applicable).
Quelles sanctions en cas de non-déclaration ou d'erreur dans la DPAE ?
En cas de manquement à l’obligation de déclarer une embauche :
- Sanctions civiles : l’URSSAF procédera à la régularisation des cotisations sociales non payées.
- Sanctions administratives : une amende de 300 fois le taux horaire minimum garanti s’applique pour absence de déclaration.
- Sanctions pénales : le travail dissimulé peut entraîner des peines allant jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour les personnes physiques, et 225 000 € pour les personnes morales.
Qu’est-ce qu’une personne morale ?
Une personne morale est un regroupement de personnes, physiques ou morales, œuvrant ensemble vers un but commun et ayant une existence juridique. Elle est créée en même temps que l’entreprise et dispose des mêmes droits et obligations qu’une personne physique. Les personnes morales constituent une société distincte des individus qui la composent.
Gérer efficacement vos DPAE avec PAY&Co :
Chez PAY&Co, nous simplifions la gestion de vos Déclarations Préalables À l’Embauche grâce à notre. Nous utilisons un logiciel SaaS, performant et sécurisé, vous permet de déclarer facilement l’embauche de vos salariés, qu’il s’agisse de quelques collaborateurs ou de volumes importants. Nos Compagnons de Paie s’occupent de tout le processus, garantissant que chaque déclaration est conforme aux réglementations en vigueur.
Simplifiez vos démarches administratives avec PAY&Co et concentrez-vous sur le développement de votre activité, tout en assurant la conformité de vos déclarations grâce à notre expertise.
Les questions les plus fréquentes pour les entreprises :
Comment retrouver une DPAE sur net entreprise ?
Pour retrouver une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) sur le site net-entreprises.fr, suivez ces étapes :
Connectez-vous à votre compte sur le site de net-entreprises.fr.
Accédez à la section dédiée à l’URSSAF.
Dans le menu de navigation, sélectionnez l’option « DPAE » ou « Déclaration Préalable à l’Embauche ».
Vous pouvez effectuer une recherche spécifique par date, par nom de salarié, ou par numéro de déclaration si vous le possédez.
Les déclarations précédemment soumises seront listées et vous pourrez consulter les détails ou télécharger les documents associés à chaque DPAE.
Quel est le délai pour réaliser une DPAE en entreprise ?
Le délai pour effectuer une (DPAE est de 8 jours avant l’embauche du salarié au plus tard. Cette déclaration doit être faite avant le début de l’activité du salarié pour garantir le respect de la législation en vigueur.
Est-ce que la DPAE vaut contrat de travail pour une embauche ?
Non, la DPAE ne vaut pas contrat de travail. La DPAE est une formalité administrative obligatoire qui doit être effectuée avant l’embauche d’un salarié pour signaler cette embauche aux organismes sociaux. Elle permet de préparer la couverture sociale du salarié dès son premier jour de travail, mais elle ne remplace pas le contrat de travail qui est un accord entre l’employeur et le salarié définissant les droits et obligations des deux parties.
Qu'est-ce que ça veut dire "effectuer la DPAE" ?
DPAE est l’acronyme pour « Déclaration Préalable à l’Embauche ». C’est une procédure obligatoire en France pour tout employeur qui embauche un nouveau salarié. Elle doit être effectuée avant le début de l’activité du travailleur pour signaler cette embauche aux organismes compétents tels que l’URSSAF ou la MSA, afin de garantir la couverture sociale du salarié dès son premier jour de travail. Cette déclaration regroupe plusieurs démarches administratives essentielles et doit être réalisée au plus tard 8 jours avant l’embauche.
